E-Rechnung-fertig – Umstellung aus einer Hand in Kleve

Drei Baustellen und ein Stapel Papier

Die Fristen stehen fest:

• Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1.1.2028 gilt das für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen. Ausgenommen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
• Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Erlaubt sind XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931.
• E-Rechnungen müssen 8 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden.

Empfang, Versand und Archivierung sind drei getrennte Baustellen, oft mit unterschiedlichen Programmen. Wer sie einzeln angeht, hat am Ende drei halbe Lösungen. Das Paket plant sie zusammen – inklusive der Papierbelege, die weiter per Post kommen.

So läuft es ab

Die Umstellung folgt einem festen Ablauf. Am Ende laufen Empfang, Versand und Archiv – und Sie wissen, wer was macht.

1. Bestandsaufnahme: Wie kommen Rechnungen heute rein und raus, wo liegen Papierbelege?
2. Empfang einrichten: Postfach, Weiterleitung, Anzeige.
3. Versand im richtigen Format einrichten.
4. Archiv einrichten – und die Datensicherung dazu.
5. Scan-Ablage für Papierbelege einrichten.
6. Einweisung: Wer macht was, wo liegt was?

So sieht der Alltag danach aus

Nach der Umstellung hat jede Rechnung einen festen Weg – egal, wie sie ankommt:

• Eine E-Rechnung kommt in ein festes Postfach, wird lesbar angezeigt und landet im Archiv.
• Eine Papierrechnung wird am Multifunktionsgerät gescannt und landet im selben Archiv.
• Ihre eigenen Rechnungen gehen im richtigen Format raus, eine Kopie wird automatisch abgelegt.
• Das Archiv wird regelmäßig gesichert, getrennt vom Rechner, auf dem gearbeitet wird.

Ihr Steuerberater bekommt die Belege auf dem Weg, den Sie mit ihm vereinbart haben. Wir richten die Technik so ein, dass sie dazu passt.

Für wen das Paket passt

• Handwerksbetriebe mit vielen Rechnungen an Geschäftskunden
• Dienstleister, die Rechnungen heute in Word oder Excel schreiben
• Kleine Firmen mit Papierbelegen und ohne klares Archiv

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Für sie reicht meist das Einzelangebot – das Paket lohnt sich vor allem für Betriebe, die viele Rechnungen an Geschäftskunden schreiben.

Wie die E-Rechnung im Handwerk aussieht, zeigt IT und Website für Handwerksbetriebe. Für Kanzleien und Steuerberater siehe IT für Kanzleien.

Einzeln oder als Paket?

Das Einzelangebot E-Rechnung einrichten deckt Empfang, Versand und Archiv ab. Das Paket geht weiter: Es plant die Scan-Ablage für Papierbelege und die Datensicherung des Archivs mit ein, damit wirklich alle Rechnungen an einem Ort liegen und gesichert sind. Wenn Ihnen genau das fehlt, ist das Paket der einfachere Weg.

Ihr Ansprechpartner

Hinter IT-Service Kleve steht Anakin Luke Hoffmann als Inhaber. Sie sprechen vom ersten Gespräch bis zur Übergabe mit derselben Person – vor Ort in Kleve und Umgebung oder per Fernwartung. Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem kurzen Gespräch.

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