E-Rechnung einrichten in Kleve

Warum die E-Rechnung jetzt Thema ist

Die E-Rechnung ist keine Zukunftsfrage mehr. Für viele kleine Betriebe ist unklar, was heute schon gilt und was noch kommt. Die wichtigsten Punkte:

• Empfang ist schon Pflicht: Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen. Ausgenommen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
• Eine PDF reicht nicht: Erlaubt sind XRechnung und ZUGFeRD nach der Norm EN 16931. Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
• Falsche Rechnungen können vom Kunden abgelehnt werden – etwa, wenn sie nicht im vorgeschriebenen Format ankommen.
• E-Rechnungen müssen 8 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.

Ausnahmen gibt es: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die Pflicht. Ob und ab wann Ihr Betrieb betroffen ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks nennt neben Steuerberater und Handwerkskammer ausdrücklich den IT-Dienstleister als Ansprechpartner – für genau die technische Seite.

So läuft es ab

Die Umstellung läuft in sechs Schritten. Wir fangen bei dem an, was Sie schon haben – oft kann die vorhandene Software mehr, als man denkt.

1. Bestandsaufnahme: Wie kommen Rechnungen heute rein und raus – per Post, als PDF, über ein Portal?
2. Passende Software auswählen oder Ihre vorhandene Software prüfen, ob sie E-Rechnungen kann.
3. Empfang einrichten: ein festes Postfach, Weiterleitungen und eine Anzeige, mit der Sie XRechnungen lesen können.
4. Versand im richtigen Format einrichten, damit Ihre Kunden Ihre Rechnungen annehmen.
5. Archivierung einrichten: E-Rechnungen im Originalformat ablegen und sichern.
6. Kurze Einweisung: Wer macht was, wo liegt was, was tun bei einer Fehlermeldung?

Welche Software?

Wir empfehlen keine bestimmte Software, bevor wir Ihren Betrieb kennen. Viele Buchhaltungs- und Handwerkerprogramme können E-Rechnungen bereits, oft nach einem Update. Wir prüfen zuerst, was vorhanden ist. Wenn etwas Neues nötig ist, stimmen wir die Auswahl mit Ihnen und auf Wunsch mit Ihrem Steuerberater ab.

Für wen das Angebot passt

Das Angebot richtet sich an Betriebe, die Rechnungen an andere Unternehmen schreiben oder von ihnen bekommen – also an fast jeden Gewerbebetrieb.

• Handwerksbetriebe, die Rechnungen an Hausverwaltungen, Bauträger oder andere Firmen schreiben
• Dienstleister und Agenturen mit Geschäftskunden
• Kleine Firmen, die Rechnungen heute noch in Word oder Excel schreiben
• Betriebe, die schon E-Rechnungen bekommen und nicht wissen, wie man sie öffnet

Sie sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können müssen Sie sie trotzdem. Auch dafür ist die Einrichtung sinnvoll.

Laufende Betreuung

Nach der Einrichtung bleibt die Technik in Bewegung: Programme bekommen Updates, Formate werden angepasst, und manchmal meldet ein Kunde, dass eine Rechnung nicht durchgeht. Auf Wunsch übernehmen wir das laufend – Updates, Hilfe bei Fehlermeldungen und eine regelmäßige Kontrolle, ob das Archiv vollständig ist.

Das geht im Rahmen der IT-Betreuung oder zusammen mit der Datensicherung Ihres Archivs über unsere Infrastruktur-Betreuung. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, bekommt den Rechnungseingang dort gleich mit eingerichtet – mehr dazu unter Microsoft 365 in Kleve.

Ihr Ansprechpartner

Hinter IT-Service Kleve steht Anakin Luke Hoffmann als Inhaber. Sie sprechen vom ersten Gespräch bis zur Übergabe mit derselben Person – vor Ort in Kleve und Umgebung oder per Fernwartung. Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem kurzen Gespräch.

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